Автоматизація в бізнесі. Як не наступити на граблі

Як уникнути найбільш поширених помилок і довести проект автоматизації до успішного завершення.

Багато з тих, хто стикався з автоматизацією бізнесу, зазвичай не поспішають повторювати цей досвід. Вони знають, що проекти автоматизації – це дорого, довго, а в результаті виходить не завжди те, чого очікуєш. Однак без автоматизації сьогодні не обійтися ні на складі, ні у виробництві, ні в продажах. Яким виявиться ваш досвід виконання такого проекту? Щоб підвищити шанси на успіх, потрібно визначити правильно мету, вибрати досвідченого підрядника і активно залучати до проекту співробітників компанії. Це 3 головні опори проекту автоматизації. Давайте розберемося, як уникнути помилок під час установки кожної з них, щоб успішно завершити проект і зробити якісний ривок у розвитку компанії.

Визначте мету проекту

Автоматизація – процес, який вимагає значних витрат часу і грошей. І досить дивно, коли такий проект починають, не уявляючи, навіщо. Коли немає чіткої мети, результат непередбачуваний.

Не варто затівати автоматизацію тільки тому, що:

  • технологія зараз в тренді;
  • у всіх є, а у вас немає;
  • знайомий сказав, що це ефективний інструмент;
  • вийшов новий програмний продукт, який всі хвалять.

Після впровадження  проекту ви отримаєте багатофункційний інструмент, але для вас він буде марний. Щоб витрати часу і грошей окупалися, почніть з визначення конкретних очікувань від автоматизації. Якої бізнес-мети ви хочете досягти? Прискорити відвантаження товару, отримати достовірну собівартість, скоротити транспортні витрати, підвищити повторні продажі, прискорити узгодження договорів в 2 рази або оптимізувати витрати на персонал?

Визначившись з метою, ви зможете більш обґрунтовано вибрати програмне рішення і оцінити результати за підсумками проекту. Можливо, ви зрозумієте, що вам не підходять існуючі на ринку системи, і вирішите створити свою власну.

Розробка системи з нуля – справа клопітка. У більшості випадків розумніше вибрати готовий продукт, а значить, вам буде потрібний підрядник для його установки.

Виберіть правильного підрядника

Якщо раніше компанія не стикалася з проектами автоматизації, їй важко правильно вибрати підрядника. Нерідко договір укладається з ІТ-компанією, яка готова зробити все, що їй скажуть, і до того ж бере недорого. Однак через деякий час після старту такого проекту, коли чимало грошей і сил вже витрачено, замовник зазвичай розуміє, що виходить зовсім не те. Починаються нові переробки, які роздмухують терміни і бюджет проекту до неймовірних розмірів. І вже ніхто не знає, коли це все закінчиться і з яким результатом. У такій ситуації директор вирішує, що йому простіше припинити проект, попрощавшись з витраченими грошима і часом, ніж продовжувати цю нескінченну епопею. Він розриває відносини з підрядниками і розчаровується в автоматизації як такій. Щоб не опинитися у подібній ситуації, уважно вивчіть компанію, яку хочете зробити своїм партнером:

  1. Вибирайте підрядника, який під час спілкування цікавиться вашими завданнями в бізнесі. Для успішного виконання проекту вам потрібні не тільки руки, які зроблять все, що ви побажаєте. Вам потрібна досвідчена голова, яка допоможе вибрати правильний продукт і побудувати на його основі систему, щоб досягти поставленої бізнес-мети.
  2. Хороший підрядник обов’язково допоможе вам поліпшити бізнес-процеси, спираючись на свій досвід і кращі практики. Якщо фахівці погоджуються автоматизувати все, як є, не варто з ними зв’язуватися. Автоматизація хаосу не дає результатів. Програмний продукт – це не чарівна кнопка, яка вирішить всі проблеми в тій чи іншій області. Це лише інструмент, який допоможе полегшити роботу. Тому спочатку потрібно намалювати процеси і оптимізувати їх на папері і тільки потім автоматизувати.
  3. Вибирайте партнера, який вирішить ваші завдання з мінімальними доробками. Підрядник набагато краще знає продукт. Якщо він дійсно хоче вам допомогти добитися результатів, а не просто отримати гроші за установку системи, то підкаже, як максимально використати функціонал продукту для досягнення вашої бізнес-мети. По-перше, це допоможе вам заощадити. А по-друге, навіть невеликі переробки ускладнюють оновлення і підтримку системи і знижують її надійність. Тому, де це можливо, краще обійтися грамотним налаштуванням стандартного функціоналу.
  4. Зверніть увагу, чи є у підрядника успішний досвід вирішення аналогічних завдань, зокрема і на підприємствах вашої сфери. Якщо такого підрядника знайти складно, подивіться, наскільки успішно компанія справлялася з нетиповими для неї завданнями раніше.
  5. Попросіть у підрядника референс-лист – список клієнтів з контактами. Обов’язково поспілкуйтеся з деякими з них, щоб дізнатися про роботу підрядника і про те, наскільки добре зараз працює система, яку він допоміг побудувати.
  6. Спробуйте спочатку виконати якісь невеликі спільні роботи, щоб подивитися на підрядника у справі. Наприклад, підготуйте концепцію проекту з описом мети, завдань і ризиків, що вимірюються результатом.
  7. Зафіксуйте у договорі контрольні точки, за якими ви зможете перевірити досягнення вимірних проміжних результатів в проекті і за необхідності скоригувати подальшу роботу.

Правильний підрядник допоможе вам побудувати ефективну систему, але він не зробить це на поодинці. Важливо, щоб співробітники компанії активно брали участь у проекті.

Залучіть керівництво і співробітників до проекту

Перекладаючи на підрядника відповідальність за результат, ви майже напевно отримаєте зовсім не те, що потрібно вашій компанії. Навіть самий хороший підрядник не знає всіх тонкощів вашого бізнесу, ваших бізнес-процесів, стратегії розвитку тощо. Крім того, впровадження нової системи вимагає організаційних змін, а тут у підрядника і зовсім немає повноважень. Тому навіть найдосконаліша система не запрацює, якщо замовник не залучений у процес впровадження. До того ж залучати потрібно як керівництво, так і співробітників.

Почати варто з топ-менеджерів. Підготуйте таку презентацію, яка допоможе вам не тільки вибити бюджет на автоматизацію, а й заручитися підтримкою керівництва. Надихайте топ-менеджерів на проект. Якщо вони не зрозуміють до кінця, навіщо все це робиться, проект навряд чи доживе до успішного завершення. У вас не вистачить на це ресурсів, в першу чергу адміністративних. Ви не зможете належним чином залучити інших співробітників або вчасно узгодити якісь зміни по проекту (справа ж не у пріоритеті). У підсумку ви все зробите на свій страх і ризик – і отримаєте результат, яким ніхто не буде користуватися.

Коли керівництво активно підтримує проект, автоматизація перестає буксувати і набирає швидкість. Однак не варто захоплюватися гонитвою і забувати про людей. Якщо користувачі не захочуть працювати в новій системі, толку від неї буде мало.

Зберіть всіх ключових співробітників і подумайте, як вам може допомогти нова система і які завдання вона повинна вирішувати. Під час проекту регулярно проводьте збори у такому складі спільно з фахівцями підрядника. Так ви зможете контролювати проміжні результати і розуміти, чи у правильному напрямку ви рухаєтеся.

Однак і це ще не все. Тепер пора залучити користувачів системи, які безпосередньо не беруть участі у реалізації проекту. Покажіть їм, як ті чи інші інструменти допоможуть спростити і прискорити роботу, зроблять її зручнішою, а компанію в цілому – успішнішою. Коли співробітники зрозуміють, яку користь отримають від нової системи, вони будуть готові пережити незручності на етапі запуску, а вам не доведеться боротися з саботажем.

Отже, автоматизація – непроста справа, яка вимагає великих витрат грошей і часу, а значить, вдумливого підходу. Якщо ви правильно поставите мету, виберете надійного партнера і будете брати активну участь у проекті, залучаючи керівників і співробітників в процес змін, – успіх майже у вас в кишені. Звичайно, не варто сподіватися, що буде легко. Але всі труднощі в проекті автоматизації варто подолати, щоб вивести бізнес-процеси компанії на якісно новий рівень.

Замість висновку наведемо ще декілька порад, на які варто звернути увагу безпосередньо під час вибору програмного продукту:

  1. Враховуйте сумісність з іншими продуктами. Інтеграція або налаштування обміну даними між різними системами – трудомісткий процес і не завжди працює так, як потрібно. Найкраща інтеграція та, якої немає. Щоб виключити інтеграцію, програмні продукти, які ви впроваджуєте, повинні працювати на одній платформі. Якщо виробництво у вас автоматизовано на базі «1С:», отже для продажів або документообігу правильніше буде знайти рішення на платформі 1С.
  2. Беріть систему «на виріст». Щоб не повторювати процес впровадження з року в рік, враховуйте не лише те, що система може дати вам зараз, але і те, як ви будете себе почувати з нею через рік або 5 років. Згадайте стратегічні цілі компанії. Якщо через 5 років ви плануєте вирости у 5 разів, то уважно придивіться до можливостей системи, щоб через деякий час не виявити, що вона стала для вас замала і не справляється з новими завданнями.
  3. Не женіться за кількістю функцій. Сучасні програмні продукти – це свого роду кухонні комбайни, які вміють багато. Далеко не всі ці функції необхідні для вирішення ваших завдань. Однак, начитавшись рекламних матеріалів, компанії зазвичай хочуть використовувати якомога більше можливостей продукту, за які заплатили. При цьому вони не враховують, що кожна нова функція ускладнює проект впровадження, особливо на етапі запуску, коли користувачам доводиться вивчати нову систему. Тому під час впровадження системи дотримуйтесь принципу мінімалізму: в першу чергу реалізуйте функції, які необхідні для виконання поставленої мети. Додаткові «плюшки» можна буде додати під час розвитку системи, коли співробітники до неї звикнуть.

Успішних вам проектів!

Опубликовано в рубрике Блог

Добавить комментарий